Связаться
АТТЕСТАЦИЯ
ДОП ОБУЧЕНИЕ
БАЗОВИЧОК

Общий регламент работы отдела экологии

Разберем, общий регламент работы отдела экологии

Структура отдела

  • Отдел экологии делиться на два подотдела:
    • отдел экологического проектирования;
    • отдел проектирования СЗЗ и ОВОС (ПМООС).
    У каждого отдела свой руководитель, но над ними - исполнительный директор.

  • У каждого отдела свой набор сотрудников, которые имеют лишь одного руководителя и подчиняются ему:
    Отдел экологического проектирования (Аверичева)
    • Максим Сучков
    • Шестериков Иван
    • Дмитрий Иванов
    Отдел проектирования СЗЗ
    • Дмитрий Герасимов
    • Елизавета Третьякова
    • Дмитрий Кайдун

    На период до 1 сентября Кайдун и Иванов - в переходном периоде между отделами. С 1 сентября - у каждого отдела свои сотрудники и свой руководитель.

Роли внутри отдела

  • Внутри отдела исполнения существует распределение ролей.

    Руководитель:
    • проставляет дорожную карту при поступлении сделки;
    • распределяет проекты между сотрудниками (назначает куратора и разработчика по проекту);
    • распределяет задачи внутри отдела между сотрудниками по дорожной карте. Для этого организует еженедельные собрания (см регламент ниже);
    • проверяет все разработанные проекты (о том как это делать мы поговорим ниже в разделе структура воронки исполнения);
    • проводит собрание с итогами работы недели, отмечает просроченные задачи и проверяет выполненные (см регламент ниже)
    Также руководитель отдела курирует проблемные кейсы. Проблемные сделки по регламенту куратора. Разберем ниже.

    Сотрудники отдела исполняют одну их двух ролей: либо роль куратора сделки, либо разработчика.
    Роли распределяются по проекту руководителем и указываются в сделке в разделе (ответственный).
  • Роль куратора:
    • проверяет полученные от клиента исходные данные;
    • проверяет разработанные проекты у разработчика (о том как это сделать поговорим ниже);
    • принимает правки от клиента;
    • готовит документы для подачи в надзор;
    • подает в надзор;
    • принимает от надзора корректировки;
    • вместе с разработчиком вносит их в проект;
    • ведет сделку по воронке исполнения (ниже разберем регламент).
    • переписка с клиентом в личном кабинете в роли эксперта (ответа на экспертные вопросы по сделке)
    Куратор активно работает с разработчиком, проверяет его результаты работы.

    Роль разработчика:
    • разработка проекта по дорожной карте (см ниже распределение задач). Важно!

    На первоначальном этапе разработчик и куратор назначаются по каждому проекту индивидуально руководитель отдела. Роли - указываются в Битрикс в соответствующем разделе сделки. Однако, соблюдается правило. Куратор и разработчик не могут быть одним человеком по проекту (конфликт интересов). За исключением - проблемных сделок, где руководитель отдела имеет право выступать и куратором и разработчиком.

    Аккаунт менеджер (Наталья Вершинина)
    • знакомство с клиентом;
    • сбор исходных данных от клиента;
    • ведение еженедельной отчетности с клиентом по понедельникам (на основании пятничных отчетов сотрудников) в формате email;
    • ведение личного кабинета (раз в неделю отмечаются выполненные задачи и подтягивается отчет о ходе работ);
    • переписка с клиентом в личном кабинете в роли аккаунт менеджера;
    • отправка клиенту проекта на согласование, получение обратной связи;
    • отправка клиенту актов и счетов по сделке;
    • контроль оплаты и подписания актов;

    Ниже схема демонстрирующая все роли по проекту.

Общие правила работы отдела

Правило: Разделение труда
Каждый сотрудник строго выполняет свою должностную инструкцию. Все должностные инструкции представлены на этом сайте во внутренней книге сотрудника.

Правило: У каждого сотрудника 1 руководитель.
У каждого сотрудника только 1 руководитель.

Правило: Вся коммуникация через Битрикс.
Все действия по проекту клиента, а также коммуникация обязательно отражаются в Битрикс комментарием или задачей.

Правило: Нет задачи в Битрикс - значит нет поручения
Любые поручения сотрудникам отдела от руководителя фиксируются как задача в Битрикс. Нет задачи = нет поручения. Запрет на блокноты и доски вне Битрикса.

Правило: Регулярная отчетность
Любое целевое действие по работе с клиентом - отмечается как комментарий в Битрикс. Также еженедельно по пятницам разработчики и кураторы пишут по каждой своей сделке отчет комментарием.

Правило: Не утаиваем проблемы
Каждый сотрудник отдела исполнения обязан через Битрикс (через смарт "процесс проблемы") сообщать о любых сложностях, проблемах по взаимодействию с клиентом и исполнению договора.

Расписание работы отдела

  • Вся работа каждого отдела экологии ведется в Битрикс по следующему регламенту.
    1) В понедельник проходит собрание отдела. На нем руководитель просматривает дорожные карты составленные из этапов по договору и "дробит" задачи по этим этапам на подзадачи.
    Подзадачи руководитель распределяет на сотрудников отдела через воронку задач своего отдела (воронка Scrum).
    Задачи распределяются в зависимости от загрузки сотрудника по проектам и роли сотрудника (разработчик или куратор).
  • 2) Сотрудник отдела каждый день открывает специальный раздел с задачами отдела (SCRUM воронка) и видит свои задачи на день.
  • 3) Задачами над, которыми он начинает работать - сотрудник отмечает, нажав на кнопку начать.
  • 4) по окончании выполнения задачи - сотрудник жмет кнопку "завершить" и перемещает задачу в раздел "завершено".
  • 5) в самой задаче сотрудник пишет комментарий с отчетом о выполнении задачи.

  • 6) в конце недели в пятницу до проведения общего собрания (16.00) сотрудник отдела проходится по своим сделкам и оставляет отчетный комментарий с результатами работ за неделю по указанной ниже форме.
    К комментарию он прикрепляет свои разработки (в том числе проекты).
  • 7) в конце недели в пятницу проводится общее собрание отдела (в 16.00) - руководитель отдела подводит итоги. Просматривает выполненные задачи, просроченные задачи переносятся в колонку просрочено.

  • 8) письменный отчет о результатах проведения собрания (с указанием просроченных задач, выполненных задач) - направляется исполнительному директору в конце собрания.

  • 9) в начале следующей недели на собрании в понедельник - руководитель распределяет задачи, и в первую очередь распределяет просроченные задачи. Часть просроченных - по проблемным проектам, руководитель забирает в себе (в свой бэклог).

Постановка задач внутри отдела

  • Любые поручения сотрудникам отдела от руководителя фиксируются как задача в Битрикс. Нет задачи = нет поручения. Запрет на блокноты и доски вне Битрикса.

    Задачи в отделе делятся на задачи по проекту (задачи дорожной карты) и задачи в рамках еженедельного собрания.

    • Задачи по проекту (ниже будем их называть "Z-p") строго привязаны к этапам в договоре
    • еженедельный задачи в рамках собрания (ниже будем их называть "Z-е") ставятся руководителем отдела для того, чтобы успешно выполнять задачи дорожной карты.
    Иными словами еженедельные задачи являются составляющей частью задач по договору (дорожной карты), но имеют разную степень контроля и важности.

    Пример: в договоре стоит необходимость до 1 августа разработать ПНООЛР, а до 1 сентября его согласовать в Росприроднадзоре.
    В рамках задач по договору (Z-p) ставится необходимость cдать клиенту ПНООЛР на согласование до 1 августа.
    В рамках еженедельный задач (Z-е) руководителем отдела ставится задача разработчику до 10 июля оформить паспорта на отходы, до 15 июля собрать договора утилизации отходов, до 20 июля разработать ПНООЛР, до 21 июля подать проект на согласование руководителю, до 31 августа отправить проект клиенту.


    Z-p - назначаются при поступлении сделки в исполнение руководителем. Их срок НЕ может быть сдвинут.

    Z-е - на основании задач Z-e назначаются еженедельно руководителем на понедельничных собраниях (регламент выше). Могут быть двинуты.

    Ниже схема для понимания
  • Все задачи отображаются в едином разделе Битрикс (задачи отдела).
  • Z-p (задачи дорожной карты по договору) строго контролируются как и исполнительным директором, так и и руководителем отдела.
    При их просрочке по обстоятельствам которые зависят от нас - на руководителя отдела назначается штраф (он вычитается с премии за введение Битрикса).
    Z-e (еженедельные задачи) - обязательны к ведению, их контролирует руководитель отдела, но штрафы за их просрочку не предусмотрены.

  • Любые задачи в Битрикс обязаны при начале исполнения быть запущеными в работу - путем нажатия на кнопку "начать", поставленными на паузу - если вы переключились на другую задачу "пауза" и после исполнения быть завершенными - нажатием на кнопку "завершенно".

Сдача отчетности перед руководством

  • Отчетность в отделе осуществляется следующим образом.
    • До проведения собрания c результатами недели в SCRUM - каждый сотрудник отдела проходится по своим сделкам в Битрикс (где он выступает либо как куратор, либо как разработчик) и прикрепляет письменный отчет (комментарий) и дублирует разработанные документы в комментариях к сделке.
  • Для отчета вводится строгая форма.
Форма отчета:
Я (разработчик/куратор) за неделю сделал:
  • это
  • это
  • и это
ниже прикрепляю мой результат работ (мой проект).
разрешаю аккаунт менеджеру озвучить клиенту в личном кабинете следующую информацию
  • эту
  • эту и эту
  • Важно:
    отчет пишут все вовлеченные в проект
    • разработчик пишет свой отчет (что сделал за неделю);
    • куратор - свой отчет (что сделал за неделю).

    • Разработанный проект дублируется на сервер компании раз в неделю.

    • Все коммуникации с клиентом ведутся через Битрикc, почту и корпоративный телефон. При отправке письма техническим отделом клиенту - в копию ставится аккаунт менеджер

Коммуникации с клиентом


    • Знакомство с клиентом, отправление перечня исходников, отправление итогов работ (проекта на согласование), выставление счетов и актов осуществляет аккаунт менеджер. Для взаимодействия с ним он использует корпоративный телефон, официальную почту и личный кабинет.
    • Иные вопросы, которые реализуются во время работы над проектом задаются клиенту и обсуждаются с ним либо на общей конференции с участием аккаунт менеджера, либо в совместной переписке. Она осуществляется либо через личный кабинет, либо через корпоративную почту.
    • Строго запрещается использование личных номеров, личной почты при общении с Заказчиком. Все коммуникации с Заказчиком обязательно вносятся в Битрикс в формате отчета.
    • И аккаунт менеджер и руководитель отдела исполнения и куратор проекта обязаны держать личный кабинет открытым и в течение часа отвечать на вопросы клиента в личном кабинете.



  • Отчетность перед клиентом ведет аккаунт менеджер. Для этого каждую неделю аккаунт менеджер отправляет
    • официальное письмо с информацией о ходе работ (отправляется с помощью шаблона в Битрикс);


    • пишет отчет в личный кабинет в разделе отчет;

Регламент работы воронки исполнения

  • Отдел исполнения работает по воронке.
    Воронка работает по следующему регламенту.
примечание:
Если сделка находится в стадии больше установленного срока - автоматически создается карточка в смарт процессе "проблемы".
Например, если за 14 дней НЕ собраны исходники - создается карточка в колонке "клиент тянет с документами". Ниже регламент действия с такими проблемами (со смарт процессом).

Доклад о всех проблемах и сложностях


  • Каждый сотрудник отдела исполнения обязан через Битрикс (через смарт "процесс проблемы") сообщать о любых сложностях, проблемах по взаимодействию с клиентом и исполнению договора.

    Для этого им создается карточка внутри сделки в смарт процессе "проблемы" и помещается в соответствующую колонку с причинами проблемы.


  • Направление проблемы - также указывается в поле.



  • При наличии такой карточки руководителю отдела и исполнительному директору ставится задача - проработать решение в течение суток и составить дорожную карту, после чего сделка в смарт процессе "проблемы" - отправляется в колонку "решается".


  • В зависимости от типа проблемы ее необходимо решить за установленный срок и переместить в колонку "завершить".

Согласование подрядчиков


  • Подрядчики утверждаются через смарт процесс договора с исполнителями. Для этого когда появляется необходимость привлечь подрядчика руководитель направления:
    1. Открывает базу подрядчиков и прозванивает подрядчиков из базы, чтобы утвердить с ними объем работ.
    2. Открывает смету и смотрит, чтобы расход на подрядчика вписывался в смету и в таблицу норм-расходов (смотрите ниже - прикреплена к регламентам).

  • 3) Далее если руководитель направления нашел исполнителя в базе, он создает карточку "подготовка договора" в смарт процессе "поиск исполнителя" - в карточке он прикрепляет договор и отдает его на утверждение исполнительному директору.

    При отсутствии исполнителя в базе создается карточка "задача на поиск".


  • 4) Далее если руководитель направления нашел исполнителя в базе, он создает карточку "подготовка договора" в смарт процессе "поиск исполнителя" - в карточке он прикрепляет договор и отдает его на утверждение исполнительному директору.

  • Далее договор с исполнителем утверждает исполнительный директор, задача которого "вписать" исполнителя в норму прибыли (по смете и таблице с себестоимостью - см. все ниже). Утвержденные договоры перемещаются в колонку "договор согласован".

Контроль расходов


  • Все расходы по проекту ведутся через смарт процесс "расходы"
    Руководитель направления обязан контролировать расходы по своей сделке. Они должны строго вписываться в смету.

    1) при поступлении сделки на исполнение руководитель - проставляет планируемые расходы (в смарт процессе "расходы"). При проставлении он ориентируется на смету. Планируемые расходы указываются в колонке "планируемые"

  • В карточке расхода указывается как и сумма, так и планируемая дата платежа.

  • 2) когда требуется осуществить расход по сделке - куратор прикрепляет к уже созданной карточке расхода счет и отправляет на утверждение. Счет просматривает исполнительный директор.
    Счет не должен превысить планируемую сумму (смотрите пункт 1).


  • 3) утвержденные расходы распределяются исполнительным директором по дальнейшим датам платежей (по соответствующим колонкам).

Контроль начала и конца рабочего дня


  • Сотрудники отдела исполнения обязаны вести рабочий день в разделе "важное".
    А именно
    1) начинать рабочий день;
    2) отмечать обеды и перерывы;
    3) завершать рабочий день

    В единой вкладке автоматически также отображаются ваши задачи на сутки.

Взаимодействие с другими отделами

  • С коммерческим отделом:
    A) Если у коммерческого отдела есть вопрос - то они пишут его в чат сделки.
    B) Если коммерческий отдел приглашает вас на встречу -через Битрикс в разделе встречи - вы подтверждаете удобное время встречи и проводите встречу с коммерческим отделом (переговоры).
Ответы на популярные вопросы: